Soutien aux villes pour mener des expérimentations
L’expérimentation permet de recadrer le travail des villes pour l’axer sur l’apprentissage et l’adaptation (à ce qui a été appris). Une démarche qui peut être nouvelle pour les membres participants. Accompagner les villes dans leur expérimentation les aidera à acquérir des compétences et une confiance qu’elles pourront ensuite mettre à profit.
Un peu partout dans le monde, les services publics sont de plus en plus centrés sur l’utilisateur, basés sur des applications et menés par les citoyens. Au vu de la nature des solutions numériques attendues par les citoyens et de la complexité des défis auxquels ces derniers sont confrontés, les villes doivent impérativement adopter une approche expérimentale (Agile) si elles veulent garder un rôle majeur dans la satisfaction des besoins des citoyens. En expérimentant à un rythme régulier, les villes sont en mesure de tester leurs idées afin de mettre progressivement en place « ce qu’il y a lieu de faire », de modifier ou encore de mettre un terme à un projet lorsqu’il n’est tout simplement pas réalisable.
Cependant, il existe une tension intrinsèque entre le mode de fonctionnement itératif de l’expérimentation et les exigences des villes en matière de planification à long terme, de flux de trésorerie et de certitude, d’où l’importance de soutenir les villes lorsqu’elles planifient et mettent en oeuvre des expérimentations. Il s’agit là d’un changement ambitieux des méthodes de travail. Le soutien aux villes doit donc aller au-delà du partage de méthodes et d’outils, mais inclure du temps et des ressources pour traverser les moments difficiles, célébrer ce que l’on considère comme des « victoires », demander des comptes et garder le rythme et la dynamique.
Notre approche et nos méthodes
• Coaching : Assigner à chaque ville qui reçoit une subvention un coach spécialisé dans l’expérimentation.
• Planification des subventions, montage du financement et avances, coaching :
– Temps de préparation : Lors de la planification du projet, laisser aux villes suffisamment de temps pour se familiariser avec la méthode, programmer et obtenir les autorisations et les marchés nécessaires. Il peut être surprenant de constater à quel point toutes ces démarches sont chronophages.
– Montant de la subvention pour l’expérimentation : La subvention n’a pas besoin d’être très élevée mais doit être suffisante pour permettre aux équipes de travailler, même sur un projet plus modeste si besoin.
– Durée et montant du financement : Tirer parti des relations que vous entretenez avec les villes pour déterminer la durée et le montant du financement selon des critères réalistes pour les autorités locales (en tenant compte des délais liés aux marchés publics ou du degré de participation citoyenne).
– Outils : Fournir aux équipes des outils et des ressources pour qu’elles puissent structurer leur planification.
– Reporting : Concevoir les dispositifs permettant d’accéder et de rendre compte des financements afin qu’ils soient fondés sur les objectifs de la subvention, qu’il s’agisse d’un impact ou d’apprentissages spécifiques. Apporter votre soutien pour que le budget soit utilisé de manière efficace.
• Bonne intégration des subventions :
– Durant le programme : Faire en sorte que cette « phase » soit perçue comme une progression naturelle du travail, qui ne surcharge pas l’équipe.
– Après le programme : Encourager les équipes à faire évoluer leur approche pour qu’elle puisse se prolonger au-delà du financement de la subvention.
• Mise en place de mesures incitatives :
– Instaurer un climat d’émulation positive entre pairs.
– Comité d’investissement : Pour s’assurer que les villes sont prêtes, leur demander de constituer un comité d’investissement composé de personnes de confiance, qui les incitera à motiver leur choix d’activités et leur permettra d’obtenir un retour constructif. Demander au coach d’expérimentation de décider du moment opportun pour le faire car il travaille en étroite collaboration avec la ville et peut aussi intervenir en tant que relais informel.
Enseignements tirés d’ASToN (2019-2022)
• Disposer d’un capital distinct pour l’expérimentation afin de donner aux villes de la visibilité et leur permettre de planifier les tâches spécifiquement dédiées à l’apprentissage. Dans la mesure du possible, essayer de traiter différemment le financement par subvention pour trouver un équilibre entre le niveau habituel de suivi et le niveau de liberté dont les villes ont besoin pour se mettre rapidement au travail.
• Ne pas se contenter d’apporter aux villes un soutien financier pour mener leurs expérimentations, ces dernières étant souvent inédites pour elles et en contradiction avec leurs modes de travail habituels. En bénéficiant aussi de méthodes, d’outils et d’un coaching sur mesure, les villes pourront plus facilement relever les défis administratifs et budgétaires, et ainsi planifier, tester leurs idées et en tirer un apprentissage, à leur rythme.
• Aider les équipes à comprendre les processus et conditions auxquels leur ville doit se soumettre pour accéder aux fonds et les dépenser. Le point de départ de l’expérimentation repose sur l’absence de certitude quant à l’idée, son efficacité et son déploiement. Cela peut contraster avec les processus que les villes doivent suivre pour dépenser les fonds qui leur sont attribués (à savoir par le biais de marchés publics), qui exigent souvent des plans très détaillés, concrets et figés. Bon nombre d’entre elles connaissent également des problèmes de trésorerie qui peuvent entraver leur capacité à acquérir des actifs ou à conclure rapidement des contrats avec des partenaires. Il est important de tenir compte de ces contraintes pour concevoir les subventions et soutenir les villes de la manière la plus pertinente.
