ÉTUDE DE CAS ASToN (2019-2022) : Le passage à une exécution plus virtuelle, l’impact de la pandémie de Covid-19
Suite aux confinements imposés partout dans le monde début 2020, le réseau ASToN a été contraint de suspendre tous les événements organisés en présentiel. Même si 9 des 11 visites de ville et la réunion de lancement du réseau à Kampala ont pu être maintenues, toutes les réunions et activités d’ASToN se sont tenues en ligne dès fin mars 2020.
S’agissant de l’exécution du programme, l’un des effets négatifs de la pandémie a été le report des événements en présentiel. Tout au long du projet, il aurait fallu pouvoir se rendre dans les villes qui connaissaient un ralentissement pour les aider à redynamiser leur projet local, les relégitimer auprès de leurs élus, etc. Mais cela n’a pas été possible.
Malgré la déception et les difficultés causées par cette situation, le passage à un mode de fonctionnement en distanciel en raison de la pandémie de Covid-19 a été bénéfique aux activités du réseau sur le long terme :
• Il nous a permis de maintenir la dynamique en prévoyant de courtes conférences téléphoniques et appels avec les responsables de ville sur des sujets spécifiques.
• Il a obligé nos partenaires à s’adapter et apprendre – les réunions en ligne étant le seul moyen d’échanger à l’international.
• Il nous a poussé à espacer les réunions en présentiel, les transformant en véritables rassemblements festifs pour les villes membres du réseau. Au départ, en suivant la méthodologie URBACT, nous avions envisagé un rythme de rencontres plus rapprochées, ce qui, après réflexion, aurait fonctionné en Europe mais pas en Afrique compte tenu des distances mais aussi du temps et des ressources nécessaires pour organiser de tels événements.
En réponse à cette situation :
• Nous avons testé différents moyens pour se réunir en ligne en tenant compte des besoins et des spécificités de chacun (fuseaux horaires différents, créneaux durant lesquels les participants n’étaient pas déjà en réunion ou dans les embouteillages, problèmes de connectivité et sélection de la plateforme en ligne utilisant le moins de bande passante).
• Nous avons finalement choisi d’utiliser Zoom car il s’agissait de la seule plateforme en ligne offrant une fonction d’interprétation simultanée. Lors des premières réunions de groupe, nous avons passé beaucoup de temps à expliquer comment utiliser l’outil et nous sommes accordés sur un certain nombre de principes pour garantir l’efficacité de ces réunions en ligne. Nous avons testé diverses fonctionnalités Zoom (par exemple, la préinscription et le mode webinaire) ainsi que plusieurs outils externes pour faciliter les réunions (notamment Jamboard, Mentimeter et Miro). Nous avons appris à être flexibles et accepté que certains membres, appelés à assister à d’autres réunions en interne, annulent leur participation à la dernière minute.
• Le fait de disposer d’un rythme de sessions d’apprentissage et de réflexion à la fin de chaque trimestre a également permis aux membres de renforcer l’apprentissage collectif du réseau et de mieux maîtriser les outils en ligne.
L’épidémie de Covid-19 a amorcé un énorme changement dans la façon dont nous échangeons, communiquons, apprenons et partageons. Elle nous a offert une occasion d’accélérer le rythme auquel nous construisions des communautés virtuelles d’une manière efficace et humaine. Nous continuerons à évaluer la situation et à oeuvrer ensemble pour trouver les meilleurs moyens de poursuivre le travail.
