Partage en interne
En interne, le partage d’informations doit être encouragé et accompagner de manière ciblée :
• Veiller à ce que toutes les villes aient accès aux mêmes informations, conseils, outils, calendriers, délais ainsi qu’à un référentiel de tous les projets en cours.
• S’assurer qu’elles puissent consulter ces documents à tout moment si cela s’avère nécessaire.
• Encourager la transparence.
• Entre deux réunions, maintenir les échanges et les contacts entre les responsables de ville (en ligne ou en présentiel) pour renforcer leur sentiment d’appartenance à un groupe de pairs.
• Créer un espace sécurisé dans lequel les villes pourront échanger des idées et s’exprimer.
Notre approche et nos méthodes
• Outils et espaces pour la collaboration en ligne. Prévoir des outils numériques permettant aux villes d’optimiser leur collaboration. Par exemple, le réseau ASToN (2019-2022) a utilisé :
– Basecamp en tant que principal espace Intranet pour publier des messages destinés à l’ensemble de la communauté, partager la documentation, le calendrier et les échéances liées aux contributions, ainsi que les résultats du réseau ;
– WhatsApp pour les échanges informels et le suivi.
Enseignements tirés d’ASToN (2019-2022)
• Aller à la rencontre des gens – Pour nous, le meilleur moyen de créer une communauté consistait à aller à la rencontre des gens, à savoir :
– WhatsApp – Nous avons constaté que les gens répondaient beaucoup plus rapidement via WhatsApp que par email (qui est souvent perçu comme un mode de communication plus formel et qui nécessite une validation interne). En 2022, le groupe WhatsApp #astonnetwork comptait plus de 80 membres, dont certains appartenant à la communauté élargie et d’autres qui n’étaient plus directement impliqués dans le projet. Les participants y donnent des nouvelles de leurs activités locales et d’autres travaux en cours et échangent sur les rencontres festives, les événements intéressants et les publications.
– En fonction du rythme et de la disponibilité des participants, nous avons organisé des rencontres en ligne plus courtes mais plus fréquentes.
– Pour motiver les participants, nous avons fait de ces rencontres (en réseau, en ligne ou en personne) des moments particulièrement festifs.
• Indiquer aux participants les personnes à qui se référer (points de contact).
