Intégration des villes
Comment intégrer les villes au réseau et lancer le processus sur des bases solides ?
La mise en place du réseau requiert en amont une réflexion approfondie sur la bonne manière d’y intégrer efficacement les villes participantes et de rassembler des informations sur et avec elles, afin de mettre au point une méthodologie en parfaite adéquation avec leurs besoins.
Pour s’assurer que le réseau débute sur des fondations solides, il convient de consacrer du temps à l’intégration des villes. Cette étape inclut les aspects plus formels, comme la gestion des formalités contractuelles et l’officialisation de la collaboration par écrit, et les aspects plus subtils et intangibles de la mise en place d’un réseau d’innovation, notamment la préparation des équipes à collaborer, apprendre et expérimenter.
La phase d’intégration doit donc impérativement répondre aux objectifs suivants :
• Confirmer la participation des villes et remplir tous les documents nécessaires
• Rendre publique la participation des villes au réseau
• Définir les attentes
• Répondre à toutes les questions des villes sur le fonctionnement futur du réseau
• Amener les participants à se connaître
• Commencer à mettre en place la culture et l’état d’esprit (d’innovation) appropriés pour le partenariat
Notre approche et nos méthodes
• Premier contact et suivi de l’appel à candidatures : Informer les villes qu’elles ont été sélectionnées pour intégrer le réseau et leur demander de confirmer leur intérêt et leur disponibilité. Leur donner l’opportunité de poser toutes leurs questions relatives au suivi.
• Administratif : Remplir tous les papiers nécessaires à l’intégration des villes.
• Événement inaugural : Organiser un événement en présentiel dans l’une des villes pour lancer le réseau, en profiter pour faire connaissance, définir les attentes et commencer à instaurer la culture du réseau.
• Visite des villes : Organiser une visite du Secrétariat dans chaque ville partenaire pour rencontrer l’équipe locale et fournir à cette dernière l’opportunité de communiquer sur le nouveau projet (auprès des citoyens, des médias et des autres acteurs clés). Les visites sont l’occasion de recueillir des informations supplémentaires pour répondre aux questions fondamentales et constituent pour chaque ville un événement catalyseur lui permettant de mobiliser le maire et les dirigeants, les acteurs locaux et les autres parties prenantes.
Enseignements tirés d’ASToN (2019-2022)
• S’assurer que la sélection des membres intervient à une date proche du lancement du projet. Entre la sélection des villes, leur confirmation et le début officiel des activités, huit mois se sont écoulés (de janvier à septembre 2019, période durant laquelle nous nous sommes efforcés de maintenir l’implication des futurs membres par l’envoi d’une newsletter et de plusieurs messages). Cette longue période a rendu compliqués le démarrage du réseau et la reprise de contact avec les villes (rotation des équipes, changement des priorités politiques, élections). Dans les premiers mois du projet, nous avons passé beaucoup de temps à remotiver les villes, au détriment d’autres activités (mise au point de la méthode de travail, début des recherches pour les bases de référence, etc.).
• Ne pas sous-estimer le temps nécessaire aux formalités administratives de démarrage (signature du contrat, premier virement bancaire). Parce que ces opérations se déroulent pour la première fois, elles demandent en général plus de temps que les suivantes (les personnes au sein des institutions doivent se familiariser avec le projet, créer de nouvelles lignes budgétaires, etc.).
• Respecter les processus locaux et les échéances. Si 11 des 12 villes sélectionnées au départ ont pu rejoindre le réseau, c’est parce que nous leur avons laissé du temps et avons ajusté le processus d’inscription à leurs contraintes.
