Collaborer et s’associer

Méthodes de travail Agile

La méthode Agile est une approche de gestion de projet développée pour le génie logiciel et fondée sur une production itérative et incrémentale du travail. Les valeurs et principes de la méthode Agile peuvent être appliqués au-delà du secteur logiciel. Ils promeuvent de nouvelles méthodes de travail fondées sur des équipes plus motivées, plus autonomes et plus productives.

COMMENT :

• Déterminez si votre groupe dispose de l’expertise nécessaire pour mener le projet en suivant un type particulier de méthode Agile (par exemple Scrum ou Kanban), ou si vous devez faire un appel à un expert pour piloter le processus.
• Pour faciliter la communication au sein d’une équipe, vous pouvez envisager de mettre en place quatre types de réunions régulières :
  • Sprint planning : réunion pour évoquer les prochaines missions à venir pour l’équipe, définir qui les mènera et dans quels délais. C’est l’occasion d’adapter le plan et les activités à mesure que le projet avance et que de nouvelles tâches sont définies.
  • Stand-up quotidien : courte réunion de 15 minutes destinée à informer rapidement les personnes de l’actualité de l’équipe (elle se tient traditionnellement debout pour favoriser la rapidité).
  • Passage en revue : moment pour présenter le travail de l’équipe et échanger avec les principales parties prenantes sur les dernières informations en date.
  • Rétrospective : réunion d’équipe pour donner un rapide retour d’informations, discuter des problèmes rencontrés et trouver des solutions créatives pour continuer à améliorer le travail de l’équipe.

Liste de vérification de la collaboration

Utilisez cette liste de vérification avant vos réunions afin de les planifier efficacement et faire en sorte que le temps passé ensemble soit le plus utile possible.

COMMENT :

• Avant de programmer une réunion, demandez-vous si le format en présentiel est le meilleur moyen d’atteindre vos objectifs. Peut-être existe-t-il un autre moyen d’y parvenir ?
• Au moment de rédiger l’ordre du jour de votre réunion (quelle qu’en soit la taille), posez-vous chaque question qui figure sur la liste de vérification.

Réunion « Oui, et … »

Insuffler de l’énergie dès le début de la réunion et encourager un nouvel état d’esprit de coopération et de créativité participative.

COMMENT :

• En divisant le groupe en binômes. Chaque binôme discutera de la recette du pain.
• La personne n° 1 commence avec une suggestion telle que « Pour faire du pain, on peut commencer par peser la farine ».
• Au cours du premier tour, la personne n° 2 lui répond en commençant sa phrase par « Non, mais… ».
• Continuez pendant quelques minutes.
• Au cours du deuxième tour, les deux personnes continuent mais la personne n° 2 commence sa phrase par « Oui, et…».
• Demandez au groupe de comparer les deux tours et de noter ses impressions sur les deux manières de commencer une phrase.
  • Généralement, les participants remarquent que « Oui, et… » ouvre davantage la discussion, permet d’obtenir des idées plus construites et collaboratives, tandis que « Non, mais… » a tendance à générer des propositions plus négatives et à bloquer les idées.
• Encouragez le groupe à utiliser l’approche « Oui, et… » en réunion, à écouter les contributions de chacun et à penser à les développer plutôt qu’à les rejeter.

Retour d’information Rouge et Vert

Obtenir le retour rapide et honnête des participants sur une proposition de plan.

COMMENT :

• En rassemblant votre équipe ou un groupe de parties prenantes dont vous souhaitez obtenir un retour d’informations et une contribution.
• En leur expliquant que l’objectif de la séance est d’obtenir un retour honnête et qu’ils sont encouragés à dire ce qu’ils souhaitent, sans risquer de vous vexer.
• En présentant votre plan ou proposition.
• En leur demandant s’ils souhaitent clarifier certains points.
• Retour d’information Vert : le groupe explique à l’équipe ce qu’il a apprécié ou aimé dans la proposition.
• Retour d’information Rouge : le groupe partage ses inquiétudes ou ses doutes sur la proposition. Le retour d’information doit être constructif !

Conseil : Envisagez de faire appel à un intervenant externe pour que tous les participants puissent se concentrer sur la prise de note et la réponse aux questions.

Séances de réflexion

Réfléchir aux activités menées récemment en laissant à l’équipe la possibilité de parler librement des échecs et des axes d’amélioration.

COMMENT :

• Cet outil peut être utilisé individuellement, avec votre équipe principale ou avec le groupe d’action local.
• Si vous travaillez en groupe, donnez à chacun le temps de préparer ses réponses aux questions posées. Partagez ensuite vos réponses.
• Envisagez d’utiliser un tableau blanc (réel ou virtuel) pour y afficher les contributions de chacun et identifier les similitudes.
• N’oubliez pas de réfléchir aux actions pouvant être mises en place en réponse à cette activité.

EXEMPLE :

À la fin de chaque trimestre, les villes du réseau ASToN ont été invitées à remplir ce tableau pour faire le bilan des trois mois précédents. Cet outil a permis à l’équipe principale ou au coordinateur de projet de faire le point sur les actions passées et de les comparer à celles initialement prévues. Il a également permis aux villes d’exposer et d’échanger sur les problèmes occasionnant des retards dans leur travail, tels que les difficultés de collaboration entre les parties prenantes. Les villes ont alors pu envisager des mesures d’atténuation et des approches alternatives pour surmonter ces difficultés ou les éviter à l’avenir.