4 conseils du réseau ASToN pour expérimenter
ASToN est un réseau de 11 villes africaines qui utilisent les outils numériques pour relever les défis locaux et mondiaux. Le programme s’articule autour de trois phases : explorer, s’engager et expérimenter. Il vise à fournir aux villes une expertise et des méthodologies pour apprendre par l’échange entre pairs, engager des parties prenantes locales et adopter une approche orientée vers les résultats, afin de devenir des lieux de vie et de travail plus durables et plus inclusifs.
Il y a quelques semaines, le réseau ASToN s’est réuni en ligne pour réfléchir à leurs expériences d’expérimentation. Au cours de cet événement, les villes ont discuté de leurs parcours et partagé des recommandations sur la conduite d’expérimentation.
À ASToN, nous définissons une expérimentation comme un test conçu pour apprendre quelque chose. Nous pensons que ce processus est essentiel pour améliorer la mise en œuvre de tout projet à grande échelle.
Le processus d’expérimentation nous permet d’en savoir plus sur ce que nous devons changer pour améliorer une stratégie de mise en œuvre, comme le plan d’action local que chaque ville itère avec ASToN. En identifiant et en testant les éléments les plus risqués du plan, les villes peuvent s’engager dans une expérience pratique d’apprentissage et d’adaptation. Cela génère des résultats mesurables et clairs et oriente les actions futures qui peuvent différer du plan initial. Cela donne également aux villes un aperçu de ce qui peut se produire lorsqu’elles lanceront un projet donné, ce qui leur permet de réviser leur plan et de l’améliorer avant la phase de mise en œuvre. Voici 4 conseils d’ASToN Cities, si vous cherchez à expérimenter avant de mettre en œuvre votre projet.
1.Définissez des objectifs clairs
L’un de nos coordinateurs locaux, Pulicano Ayebazibwe [1], a souligné l’importance d’identifier le but de l’expérience et de définir des hypothèses de travail précises. De nombreux membres du réseau ont convenu que cette préparation et cette intentionnalité en matière d’apprentissage étaient cruciales pour le succès de l’expérience.
Une fois que le groupe a décidé d’entreprendre une expérience, certains objectifs doivent être fixés. Pour déterminer ces objectifs, David Adjei [2], de la municipalité de Kumasi, recommande l’approche SMART : Objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, réalistes et limités dans le temps. Ce système garantit que les objectifs sont précis et clairs, et que leurs impacts puissent être évalués de manière quantifiable. Alani Lateef [3] recommande aux villes de “décomposer les objectifs en éléments réalisables”, afin de réduire les objectifs à quelque chose de faisable dans le temps et les ressources disponibles. Selon notre expert thématique, Bernard Binagwaho [4], poursuivre le processus d’expérimentation “petit à petit” permet aux organisateurs de prendre des mesures immédiates et de commencer à voir des résultats “réels”.
2. Soyez prêt.e à vous adapter
Selon Martin Ssekajja [5], “les villes évoluent à une vitesse fulgurante, les problèmes évoluent avec elles [et] les approches doivent aussi évoluer.” Malgré tout travail de préparation, il y aura toujours des circonstances et des événements imprévus qui déstabiliseront les plans initiaux.
En menant des expérimentations, et en s’arrêtant pour réfléchir et s’adapter après chaque expérience, les villes peuvent s’assurer qu’elles sont prêtes à répondre à l’évolution des besoins et des défis. La flexibilité est essentielle pour s’assurer que le plan d’expérimentation peut réagir en fonction des résultats et de l’évolution des priorités.
Martin indique que l’achèvement du projet doit toujours passer en premier. Il affirme que le projet doit être suffisamment flexible pour résister à l’évolution des structures d’équipe et aux changements de conditions.
3. Ne sous-estimez pas les procédures administratives
La recherche de partenaires numériques, d’équipements et d’autres besoins a constitué un véritable défi pour les villes ASToN. Il peut être facile de sous-estimer la quantité de travail et le temps requis pour naviguer dans ce processus et la façon dont cela affecterait les calendriers du projet. En conséquence, certains appels d’offres n’ont pas été fructueux, ce qui a entraîné un ralentissement des projets.
Au cours de nos discussions, les villes ont souligné l’importance de connaître au préalable les règles de passation des marchés, car elles peuvent varier énormément. Comprendre à quel point les règles de ce processus sont strictes et combien de temps il peut prendre facilite considérablement le processus. Dans certains cas, les appels d’offres peuvent être évités car il existe des procédures alternatives plus simples. Comme l’a partagé Hamadou Yalcoulye [6], garder le contrôle du processus administratif et impliquer les parties prenantes stratégiques peut considérablement accélérer ces opérations.
Des connaissances techniques sont également nécessaires pour mettre en place l’appel d’offres. Pour Wiem Amri [7], les termes de référence ne doivent pas être trop précis afin d’encourager les candidatures du plus grand nombre. Cela améliore la probabilité de trouver un partenaire approprié, dit-elle. A l’inverse, Oussem estime qu’il est plus pertinent de publier un appel précis avec des termes non négociables pour s’assurer de la qualité des réponses.
4. Mobilisez vos partenaires et communiquez !
ASToN est conçu pour faciliter la collaboration entre les parties prenantes. Les groupes d’action locale constituent l’un des principaux centres d’intérêt du projet et peuvent être utilisés comme une ressource précieuse pour générer des idées. Ces groupes sont également essentiels pour mener à bien les expériences. Les parties prenantes doivent être impliquées dans la définition des objectifs des expériences, ainsi que dans la réflexion sur ce qui a été appris.
Pour obtenir de bons résultats, les membres de l’équipe doivent communiquer étroitement les uns avec les autres. Les diverses partenaires se complètent et enrichissent le processus, mais cette multiplicité peut aussi créer de la confusion et de la désorganisation parmi les participants. Comme l’explique Martin, “une communication efficace avec les parties prenantes” est une priorité pour s’assurer que tout le monde comprend la vision générée par les expériences et s’accorde collectivement sur la manière dont elle pourrait modifier les plans de mise en œuvre.
